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Re-invent Event : à nouveau contexte, nouvel événement digital

Published on 25 Nov 2020

La crise sanitaire oblige les acteurs à transformer leur approche et leurs pratiques, sans pour autant perdre en qualité. Interactifs, multicanaux, aux objectifs démultipliés, les stratégies pour l’événement du « monde d’après » misent sur le digital. Ainsi, le but est d’apporter une expérience utilisateur innovante et différenciante. C’est ce qu’ont démontré les experts et témoins mobilisés par Aressy lors de sa Matinale du 19 novembre 2020.


Les leviers pour relancer l’activité

« Nous entrons dans une nouvelle normalité, qui implique des façons inédites de faire de l’événementiel. D’une approche subie et artisanale, nous devons aller vers à une démarche plus réfléchie et ambitieuse pour concevoir de nouvelles stratégies de l’événementiel ». Pour Alain Damond, directeur expérience et événement chez Epoka, la priorité consiste ainsi à répondre au niveau élevé d’exigence des participants et de leurs attentes, en mobilisant des leviers propices à une expérience utilisateur de qualité. Il recommande en particulier :

  • Une logique de programmation par moments, inspirée du JT, soit : un maître de cérémonie (animateur « professionnel »), qui favorise la dynamique ; un déroulé très travaillé, détaillé ; une articulation live/différé, par exemple une émission pré-enregistrée prolongée par du live interactif ; de bons contenus, courts, percutants, spécifiques ou repackagés ; une recherche de qualité de la réalisation et de la production.
  • Une nouvelle temporalité, avec deux sous-dimensions : short and sweet. L’événement peut débuter en amont et se prolonger en multiformat, par exemple sous forme de best-off. 
  • Des interactions à scénariser, en allant plus loin qu’un simple chat. Il s’agit d’aller vers une expérience personnalisée en proposant des quiz, des nuages de mots, des votes et rankings, etc. 
  • Une dynamique d’infotainment à privilégier, il s’agit de prendre du plaisir et passer un bon moment. On peut citer par exemple du gaming ou des temps de respiration. 
  • La création de moments de convivialité pour favoriser la dynamique d’ensemble. Par exemple grâce à des goodies ou du champagne envoyé en amont.

Aussi, quand les contraintes sanitaires le permettent, il peut être intéressant de favoriser les réunions/rencontres de personnes dans un tiers lieu pour participer à l’événement. « Et pour être encore plus immersif, différentes solutions technologiques peuvent être mobilisées » estime Alain Damond. Ce dernier cite ainsi les visites virtuelles, permettant d’interagir avec des contenus froids et chaud, des vidéos, infographies, chats, ou encore les mondes virtuels, recréant un événement présentiel avec des avatars pour vivre une expérience unique. 

Découvrez la capsule sur les 4 nouvelles dimensions de l’événement digitalisé avec Alain Damond

Directeur Expérience EPOKA


Retour sur les Rencontres Computacenter et leurs facteurs de succès

Pour l’ESN Computacenter, l’organisation d’un événement digital s’inscrit dans un nouveau modèle de communication à destination des clients/prospects, ainsi que des talents qu’elle souhaite attirer. « C’est l’occasion de présenter une vision un peu différente de nos compétences, et une réponse à un enjeu de branding sur le marché », estime David Deschamps, Directeur Marketing & Sales Enablement. Le concept est ainsi ambitieux : réunir les top managers des principaux partenaires/fournisseurs dans un événement unique, digital, sur un thème porteur. « Post-crise : comment les leaders du monde informatique nous invitent à penser différemment ».

Les rencontres Computacenter :

Sept intervenants de très haut niveau, Patricia Murphy – Executive managing director d’Apple Enterprise, Alain Melon – PDG de HPE France, Laurent Degré – président de Cisco France, Pascale Dumas – PDG de HP France, Stéphane Huet – Senior VP et DG de Dell Technologies France, Eric Lallier – PDG de Lenovo France ainsi que Stéphane Nègre – président de Intel Corporation SAS France se sont exprimés lors de tables rondes et interviews sur différents thèmes. Produire de façon plus écoresponsable, réfléchir à la souveraineté numérique ou créer des systèmes résilients.

L’intervention de Gilles Binet, digital champion de la France auprès de la Commission européenne, a également contribué au succès de l’événement.  « Chaque séquence a été un événement à l’intérieur de l’événement », pour David Deschamps, qui met en avant « le mode talk show, les apports de contenus, le format dynamique, sans message promotionnel ». 

Différents canaux ont ainsi été utilisés pour communiquer sur l’événement. Tout d’abord EventMaker, mais aussi des messages LinkedIn, l’emailing destiné à la base clients, complété par le relais par les intervenants sur leurs propres canaux. Le recours à Google Data Studio a permis de monitorer les sessions et leurs Kpis : le nombre de clics et de conversion par vignette, de personnes connectées en direct ou de replays, mais aussi les canaux d’origine des inscriptions ou l’origine géographique des participants. « En termes de notoriété, un peu de temps sera nécessaire pour percevoir l’impact de l’événement, explique David Deschamps. Nous avons déjà de très bons retours de nos partenaires, l’image qu’ils ont de nous a changé. Il y a également une grande fierté en interne, notamment de l’équipe commerciale, c’est un vrai levier d’engagement et de motivation. »

Découvrez la capsule sur le témoignage de David Deschamps

Directeur Marketing & Sales Enablement COMPUTACENTER


Focus sur la communication Reinvent Event

Pour Aurore Anneville, account manager BtoB chez Aressy, « la meilleure communication est celle qui assure la cohérence du concept et ses déclinaisons ». Un titre accrocheur et pertinent permet ainsi de se différencier en termes de promesse. Pour gagner en attractivité et valoriser sa différence, il est également recommandé de mettre en place des actions spécifiques. On peut citer comme exemple le déjeuner livré à domicile. Par ailleurs une attention majeure doit se porter sur le rythme.

« Dans le cadre d’un événement digital, il est recommandé de s’appuyer sur les speakers, les animateurs et les contenus », ajoute Aurore Anneville. Elle estime également que « LinkedIn est le socle BtoB pour mettre en lumière l’événement ». L’un des intérêts du digital tient au replay. « Une vraie opportunité pour mettre en lumière l’événement et rentabiliser l’investissement par du business additionnel ». Par exemple, en se rapprochant des cliqueurs/ouvreurs qui ne sont pas allé jusqu’à l’inscription. Le contenu vidéo post-événementiel peut également se voir mobilisé sous différentes formes : replay, vidéos capsules, marketing automation, YouTube…

Plusieurs astuces permettent ainsi de mieux communiquer autour d’un événement digital. Tout d’abord le « save the date », avec une inscription automatique sur l’e-agenda, en un seul clic. Egalement le trailer, « pour remplacer la lecture du programme et présenter un concentré de l’événement en mode teaser ». Aussi la vignette speaker sur LinkedIn, « pour jouer la carte de l’influence ». Enfin la mobilisation de la force commerciale.

Découvrez la capsule sur la Communication avec Aurore Anneville 

Account Manager BtoB Aressy


Comment choisir la bonne plateforme digitale

Pour Justine Zelmar, chef de projet Event chez Epoka, plusieurs points d’attention permettent de sélectionner la plateforme. « Le volume attendu de participants ; le choix du flux stream, pour une expérience très fluide par le flux intégré ou basée sur un support externe, comme YouTube ; le format : webinar, one to one, live stream… ; mais également les fonctionnalités, comme la gestion des inscriptions, la personnalisation de la page/mini-site, aux couleurs de l’événement ; et enfin, le niveau attendu d’engagement des participants. »

Deux plateformes sont ainsi particulièrement utilisées par Epoka et Aressy. La première est LiveStorm, qui présente plusieurs atouts. D’abord une utilisation via le navigateur, sans plug in à télécharger. Mais aussi la simplicité d’organisation et de définition des rôles et responsabilités, la gestion simplifiée des participants et des orateurs ou encore le module de chat, q&a et sondages, le replay natif disponible dans l’heure suivant le live, et les statistiques post-webinar. Comme le rappelle Justine Zelmar, « LiveStorm présente aussi des limites : la faible customisation du design, l’usage limité aux webinars, et le nombre limité de connexions simultanées – 1 000 au maximum ». 

Eventmaker, pour sa part, favorise une expérience intégrée grâce à la présence native de fonctionnalités (streaming vidéo, chat, q&a, replay…), la modularité des formats (conférence, workshop, networking, webinar) et l’intégration d’outils marketing (e-mail, landing page, SMS, gestion invitations). « Le back office permet de déployer facilement l’événement », indique Justine Zelmar. Elle signale également un autre avantage : le nombre illimité de connexions.


Focus sur Eventmaker et ses atouts pour réinventer l’événementiel

Depuis une dizaine d’années, Eventmaker s’attache à gérer l’ensemble des aspects d’un événement. Le présentiel était encore la norme il y a peu de temps. Cependant, aujourd’hui la solution Eventmaker prend tout son sens pour les événements digitaux. Pour Tristan Verdier, co-fondateur et CEO, cette évolution est source d’opportunités dans plusieurs directions. « Des formats réinventés, des ressources moins coûteuses, une audience élargie, et des objectifs démultipliés ». Plateforme puissante de gestion de l’événementiel, Eventmaker propose un accompagnement tout-en-un (lieu, technique, digital) et personnalisé. Plusieurs formats peuvent se mettre en place, du simple webinar au plateau connecté qui reprend les codes de talk show des chaines d’information. 

« Il est essentiel de créer une véritable expérience en ligne », insiste ainsi Tristan Verdier. Ce dernier cite les plénières connectées, les ateliers de groupes à distance ou encore les expériences ludiques et innovantes (escape game virtuel, wine tasting en ligne…). Le fondateur d’Eventmaker recommande de miser sur l’interactivité, en rendre les participants actifs – et donc plus impliqués. La solution intègre ainsi deux autres solutions. Bewi et Sparkup, pour proposer des sondages, votes, quizz et autre nuage de mots. 

Ainsi, quel futur pour l’événementiel ? « Le digital ne remplacera pas les événements physiques. Nous avons en effet besoin de rencontres réelles, de lien social et des interactions physiques, indique Tristan Verdier. Cependant, le digital a trouvé sa place dans le dispositif événementiel et devrait s’inscrire dans le temps. L’événement de demain sera hybride. »

Découvrez la capsule sur la Plateforme avec

Justine Zelmar (Chef de projet Event EPOKA)

Tristan Verdier (Co-fondateur Eventmaker)

et Frederic Henry (Fondateur Bewi)


Trois points-clés à retenir

En guise de perspectives pour réinventer l’événementiel, Laurent Ollivier, directeur associé d’Aressy, livre trois conseils :

  • Pour attirer les cibles et développer le nombre de participants, l’approche expérientielle est indispensable – « en termes de qualité du programme, des contenus et des formats, qui sont au cœur de la promesse d’une expérience ».
  • L’approche doit associer l’ensemble des métiers concernés et les contraintes de l’organisation – « en ajoutant une couche digitale sur ces fondamentaux ».
  • La dimension digitale permet de prolonger l’événement dans le temps – « avant et après, en misant sur le replay, des contenus destinés au blog ou des capsules mises en ligne sur les réseaux sociaux et les plateformes vidéo »

Pour retrouver les slides présentées : c’est ici


Visionnez notre Capsule Talk BtoB

Découvrez l’agenda complet de nos prochaines rencontres autour du BtoB

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