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Quand l’événementiel devient permanent

Published on 27 Jan 2012

Se rencontrer est important, mais pas suffisant ! Partant de ce constat très opérationnel Alcatel-Lucent ré-invente avec Aressy son «?Dynamic Tour?» annuel. Une remise à plat pour la création d’une dynamique événementielle permanente.

[tube]http://www.youtube.com/watch?v=5p2jOInQuTA&feature=youtu.be[/tube]

 

1 ) Problématique

• Comment faire venir les contacts utiles ?

• Comment passer les bons messages en adéquation avec le positionnement de la marque ? Comment optimiser l’organisation logistique ?

• Comment prolonger l’événement pour en maximiser le ROI business ? Les enjeux dépassent la réservation d’une salle ou le choix d’un traiteur.

 

2) Solutions

Faire évoluer l’image et faire passer les bons messages : un brief initial simple qui conduit au concept même de l’événement.

Deux journées par étape. L’une réservée aux partenaires revendeurs, l’autre ouverte aux clients, directions informatiques, télécoms et directions générales.

Un thème permanent : «?Communiquons ensemble autrement?». Il propose une mise en perspective des usages et fédère l’ensemble des cibles visées.

«?Nous devons dépasser le discours technique pour alimenter la réflexion des décideurs en entreprises. Le rôle d’un fournisseur de solutions est d’éclairer les choix, d’accompagner les mutations?» déclare Salime Nassur, Head of Marketing Alcatel-Lucent en charge du projet.

Mettre chaque région en haut de l’affiche.

Le programme de chaque journée s’articule autour de ce fil conducteur : offrir aux visiteurs une vision et la transposer dans un usage quotidien. Le témoignage de clients régionaux est alors très vite apparu comme un élément clé : près de 30 témoignages ont été organisés. Les interventions sont orchestrées par Olivier Corredo, journaliste de 01 Business & Technologies.

«?En s’appuyant sur ce titre de presse, nous avons souhaité renforcer la légitimité d’Alcatel-Lucent dans l’univers Informatique, déclare Laurent Ollivier, Directeur général de l’agence Aressy en charge du dossier. Le partenariat, prolongé par un volet média, a mis en scène la marque pendant 3 mois. Les supports papier, Web et radio du Groupe ont été privilégiés.

A chaque étape le plan de communication est adapté pour mieux «?coller?» aux enjeux locaux. Ainsi, le spot radio est décliné en fonction des étapes et le témoin régional s’y trouve associé. La campagne radio ainsi conçue nourrit la notoriété de la marque Alcatel-Lucent et les inscriptions à l’événement Dynamic Tour.

«?La production et la planification de cette
campagne constituent un vrai défi?» précise Laurent Ollivier. «?L’agence a du définir les sujets traités, recruter les témoins, les faire adhérer au projet, les enregistrer, enfin monter des sélections percutantes pour diffusion.?» Les relations privilégiées (voir page 6) qu’Aressy entretien avec les équipes du groupe Next ont, seules, permis le succès de l’ensemble.

Deux autres priorités ont été traitées par l’agence. Faire de l’événement un rendez-vous orienté business et garantir une logistique parfaite.

 

– La bonne communication remplit les salles.

Au delà, l’invité espère une journée instructive et agréable, des rencontres utiles et des opportunités de business. Le Dynamic Tour est pensé dans cette logique.

Chacun est invité à composer son propre programme.

Le site Web d’inscription permet de solliciter des rendez-vous personnalisés sur le thème de son choix. Sur place, un business lounge VIP accueille les réunions. A leur arrivée les invités sont identifiés et orientés selon leurs attentes.

La zone d’exposition favorise la découverte des produits en situation et la rencontre des partenaires technologiques. Les ateliers proposent des focus « solutions » ou « usages ». Tout au long de la journée, des démonstrations interactives plongent les solutions en situation réelle. Le défi : capter l’attention du visiteur grâce à un programme riche et rythmé. Un parcours sur mesure.

 

– L’expertise logistique

Dernier défi du Dynamic Tour, l’exposition de matériel de haute technologie exige des connexions haut débit, des échanges de données fluides avec des serveurs hébergés à Paris, l’organisation de multi-conférences vidéo, etc.

Les équipes techniques d’ Aressy et Alcatel-Lucent ont réussi, site après site, à offrir la même expérience qualitative à chaque visiteur.

Une équipe soudée de professionnels pour anticiper, piloter, gérer, et faire que chaque détail contribue au succès global.

 

3) Résultats

Les performances sont lisibles et vérifiables : fréquentation, quantité et qualité des leads générés, suivi et transformation de ces mêmes leads. Des indicateurs dans le vert pour ce Dynamic Tour 2011. L’intégration de rapports interopérables avec le CRM a permis de tracer plus finement chaque participant. Les contrats déjà signés ou sur le point de l’être font du Dynamic Tour 2011 un réel succès.

«?L’implication financière d’un tel événement est lourde. Nous devons chez Alcatel-Lucent, tout comme l’agence, impérativement réussir chaque étape pour réussir l’ensemble du Tour de France. Mon équipe associée aux experts d’Aressy et l’energie de tous, ont permis de relever le challenge?» conclu Salime Nassur, Head of Marketing Alcatel-Lucent Entreprise.

 

Du monde réel au virtuel

Avec un dispositif on-line post-event, le road show s’est prolongé pendant plusieurs mois sur le web et sur les réseaux sociaux. Un moyen efficace de relancer les no-show et fédérer les communautés.

Le Dynamic Tour était présent sur Facebook, Twitter, Viadeo et LinkedIn.

Et pour compléter le dispositif de promotion, le Dynamic Tour était annoncé sur les ondes de BFM BUSINESS.

Cet événement a été organisé par l’Event ExperTeam d’Aressy, pour la création d’une relation forte lors d’événements réussis : Cliquez pour voir l’article dédié.

 

 

 

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